Внедрение отраслевой CRM-системы на базе Битрикс24 для автоматизации транспортно-экспедиционной компании

В современной транспортно-экспедиционной компании в России типичная операционная картина часто выглядит хаотично. Заявки от клиентов поступают через WhatsApp, Telegram, почту и звонки, теряясь в личных блокнотах и разрозненных Excel-таблицах. Рентабельность каждого рейса рассчитывается интуитивно, «на чуйке», а уход ключевого менеджера по продажам означает неминуемую потерю наработанной им клиентской базы и всех договоренностей. Такой подход не просто замедляет работу, но и ставит под угрозу стабильность и масштабирование всего бизнеса.

Цель данного предложения - представить комплексное решение. Битрикс24 - это не просто CRM, а готовая отраслевая операционная система для российской ТЭК, которая автоматизирует всё: от первого звонка клиента до закрытия перевозки, расчёта прибыли и повторной продажи - с учётом реалий российского рынка автоперевозок. Мы предлагаем не очередную базу данных, а технологический фундамент для вашего роста, который превращает операционный хаос в управляемую, прозрачную и прогнозируемую систему.

Стратегическое преимущество нашего решения заключается в централизации всех операций в единой системе. Это полностью устраняет информационные разрывы между отделами продаж, логистики и бухгалтерии, обеспечивая сквозной контроль над каждой заявкой в реальном времени. Руководитель получает возможность видеть не разрозненные отчеты, а целостную картину бизнеса на каждом этапе жизненного цикла заказа.
Вот как выглядит стандартный процесс обработки заказа в системе:

Шаг 1: Фиксация всех обращений. Система автоматически собирает 100% входящих обращений (сущность «Лид») из всех каналов коммуникации: звонки, электронная почта, WhatsApp, Telegram, заявки с сайта и даже с площадок вроде Avito. Ни одна потенциальная заявка больше не будет потеряна или забыта в личной переписке менеджера.

Шаг 2: Квалификация и расчет ставки (сущность «Запрос»). Получив обращение, менеджер создает специальную карточку «Запрос». В нее вносятся ключевые параметры: маршрут, вес, объем, тип груза. Система немедленно ставит автоматическую задачу логисту на расчет ставки. Для одного клиента можно создавать неограниченное количество запросов по разным направлениям. Это позволяет обрабатывать десятки запросов от одного крупного клиента одновременно, распределяя нагрузку на отдел логистики и не создавая «бутылочного горлышка», в отличие от систем, где один клиент равен одной сделке.

Шаг 3: Согласование и перевод в работу (сущность «Заявка»). После того как логист рассчитал ставку и менеджер согласовал ее с клиентом, «Запрос» успешно завершается. На его основе создается основная операционная сущность - «Заявка», в карточке которой и будет вестись контроль всего процесса перевозки от назначения транспорта до получения закрывающих документов.

Шаг 4: Поиск и назначение перевозчика. Логист работает с единой базой проверенных перевозчиков прямо из карточки «Заявки». Он фиксирует их предложения по ставке, выбирает оптимального исполнителя и назначает его на рейс. Вся история коммуникаций и предложений сохраняется, формируя ценную базу для будущих сделок.

Шаг 5: Контроль перевозки. Заявка последовательно проходит через ключевые стадии контроля: «Оформление документов», «Загрузка», «В пути», «Разгрузка». В ключевые даты, указанные в заявке, система проактивно ставит логисту задачи с крайним сроком, например: «31 января, 10:00: Проконтролировать загрузку по заявке №54» или «2 февраля, 14:00: Связаться с водителем для уточнения времени прибытия на разгрузку».

Шаг 6: Завершение и документооборот. Как только груз доставлен и разгружен, заявка переходит на финальный этап - документооборот и взаиморасчеты. Это гарантирует, что ни один счет или акт не будет упущен, а все финансовые обязательства будут выполнены в срок.

Такая структура обеспечивает абсолютную прозрачность на каждом этапе жизненного цикла перевозки. Руководитель в любой момент может открыть систему и увидеть реальную картину происходящего, а не полагаться на устные отчеты сотрудников.

Автоматизация рутинных операций не просто экономит время - она высвобождает главный ресурс ваших сотрудников для решения приоритетных задач: привлечения новых клиентов и качественной организации перевозок. В то же время, это минимизирует риск человеческой ошибки, которая часто приводит к финансовым потерям.

Система позволяет генерировать все необходимые документы по заранее настроенным шаблонам в один клик. Больше не нужно вручную копировать и вставлять данные, рискуя допустить ошибку. По шаблону создаются:

• Договор-заявка для заказчика.
• Договор-заявка для перевозчика.
• Счета, акты и УПД.

Все данные - реквизиты вашей компании, клиента и перевозчика, детали маршрута, согласованные ставки, информация о водителе и транспортном средстве - автоматически подставляются в документ из карточки «Заявки». Сгенерированный документ можно мгновенно отправить по электронной почте или в мессенджер прямо из CRM. Более того, для каждой перевозки система автоматически создает отдельную папку на облачном диске, куда сохраняются все сгенерированные и полученные документы. Это создает структурированный цифровой архив и навсегда решает проблему поиска нужного договора или подписанного акта.

Наше решение обеспечивает полную финансовую прозрачность, позволяя рассчитывать плановую прибыль по каждой перевозке в реальном времени, а не по итогам месяца. В карточке «Заявки» фиксируются два ключевых финансовых потока:

• Ставка заказчика (сумма, которую вы получаете от клиента, например, 60 000 рублей).
• Ставка перевозчика (сумма, которую вы платите исполнителю, например, 50 000 рублей).

Система мгновенно рассчитывает разницу и отображает плановую маржинальность. Кроме того, она позволяет учитывать все прямые расходы, включая НДС, создавая полную и честную картину маржинальности каждого рейса. Эти данные агрегируются в наглядных отчетах, что позволяет руководителю видеть реальную прибыльность бизнеса, анализировать эффективность менеджеров и принимать взвешенные управленческие решения.

Мы понимаем, что ATI.SU - ключевой инструмент для поиска перевозчиков и грузов на российском рынке. Наше решение интегрируется с этой платформой, значительно ускоряя работу логистов.

Логист может опубликовать информацию о грузе на бирже ATI.SU прямо из карточки «Запроса» в Битрикс24. Система сама подставит все необходимые данные в форму размещения на ATI: маршрут, вес, объем, тип кузова, требования к транспорту. Больше не нужно переключаться между окнами и дублировать информацию вручную.

Система формирует ценный нематериальный актив вашей компании - структурированную и, что крайне важно, взаимосвязанную базу исполнителей. Информация не хранится в личных контактах логистов, а централизована и доступна всем уполномоченным сотрудникам. Создаются отдельные справочники, которые понимают связь друг с другом:

• Компании-перевозчики: с реквизитами, договорами и полной историей работы.
• Автомобили: с госномерами, типами кузова, грузоподъемностью и сканами СТС/ПТС, с привязкой к конкретным компаниям-перевозчикам и водителям.
• Водители: с паспортными данными, контактами, сканами водительского удостоверения и историей выполненных рейсов.

Это позволяет за считанные минуты подбирать проверенный транспорт и водителя для новых заявок и обеспечивает безопасность перевозок.

Переход на профессиональную CRM - это не затраты, а инвестиция с прогнозируемой и измеримой окупаемостью. Приведенные ниже цифры основаны на реальном опыте внедрения нашего решения в транспортно-экспедиционной компании, которая столкнулась с теми же проблемами, что и вы.

• Рост конверсии в первую продажу до 29,7%: Достигается за счет того, что 100% обращений фиксируются в системе и обрабатываются по четкому регламенту. Ни один потенциальный клиент больше не теряется.
• Появление повторных продаж с конверсией 11% (ранее 0%): Система автоматически ставит задачу менеджеру связаться с клиентом через 1 день после успешного завершения перевозки, чтобы узнать обратную связь и предложить новые услуги. Это формирует лояльность и стимулирует повторные заказы.
• Полный контроль над финансами: Средний чек компании вырос до ~860 000 руб., а месячный объем сделок достиг 37,5 млн руб. Эти данные теперь абсолютно точны и доступны в реальном времени в виде наглядных отчетов, а не основаны на приблизительных «ощущениях» и данных из Excel.
• Экономия времени до 2+ часов в день на сотрудника: Достигается за счет полной автоматизации документооборота, рутинных напоминаний и согласований. Менеджеры и логисты тратят время на то, что приносит компании деньги, а не на административную работу.

Такие результаты становятся возможными благодаря структурированному и профессиональному процессу внедрения системы.

Внедрение CRM - это четко спланированный проект, который обеспечивает плавный переход на новую систему работы с минимальным сопротивлением со стороны сотрудников. Мы сопровождаем вас на каждом шаге.

1. Аудит текущих бизнес-процессов: Мы глубоко погружаемся в специфику вашей работы, чтобы адаптировать систему под ваши уникальные потребности, а не ломать сложившиеся и работающие процессы.
2. Проектирование и настройка CRM: На этом этапе мы настраиваем воронки продаж и перевозок, карточки сущностей (Запрос, Заявка), роли пользователей и сценарии автоматизации.
3. Настройка интеграций: Подключаем и настраиваем телефонию, корпоративную почту, мессенджеры (WhatsApp, Telegram) и другие ключевые для вашего бизнеса сервисы.
4. Обучение сотрудников: Проводим практические тренинги для всех групп пользователей - менеджеров, логистов и руководства. Объясняем не только «куда нажимать», но и «зачем это нужно», чтобы обеспечить максимальное вовлечение команды и снизить сопротивление изменениям.
5. Запуск и поддержка: Сопровождаем вашу компанию на начальном этапе работы в системе, оперативно решаем возникающие вопросы и помогаем в дальнейшем развитии и масштабировании функционала.

Типовой срок внедрения: 4–8 недель.

Отраслевая CRM на базе Битрикс24 - это не просто программа, а стратегический актив, созданный специально для реалий российского рынка грузоперевозок. Она снижает операционные риски, повышает маржинальность каждой сделки и закладывает прочный технологический фундамент для дальнейшего роста и масштабирования вашего бизнеса.

Чтобы вы могли лично убедиться в возможностях системы, мы предлагаем провести для вас бесплатную онлайн-демонстрацию. В ходе встречи мы покажем, как решение будет работать применительно к вашим бизнес-процессам, ответим на все вопросы и рассчитаем точную стоимость проекта внедрения для вашей компании.

Свяжитесь с нами, чтобы запланировать демонстрацию и сделать первый шаг к построению системного и управляемого транспортного бизнеса.